Fenomenul „hot desking” a ajuns și-n Capitală: noua modă de amenajare a biroului

Hot-deskingul se referă la sistemul de organizare al unui sediu și implică folosirea unui singur birou de mai mulți angajați, prin rotație, în loc să dețină fiecare un birou personal. Principalul beneficiu al sistemului e dat de reducerea costurilor, dar și de aerisirea spațiului lucrativ. Totodată, angajații ajung astfel să se cunoască mai bine între ei.

Metoda este folosită în ţările vestice, însă începe să îşi facă loc şi în România. Noi am discutat cu reprezentanţii a două companii care au recurs la hot desking şi am aflat care ar fi beneficiile acestuia, dar şi de ce l-au implementat în sediul lor.

Una dintre companiile care au recurs deja la această metodă, în Bucureşti, este Vodafone- în sediul de la Charles de Gaulle.

Birourile din turnul de la Charles de Gaulle sunt mai toate la fel şi în concordanţă cu oamenii la costum şi cravată care le ocupă. Când urci cu liftul înfricoşător din clădire, se aliniază simetric- toate gri, toate sobre. Asta până ajungi la etajul 10, unde apar nişte pete de culoare: roşu, mov, verde; nu mai vezi griul care le caracterizează pe restul din turn. 

Ideea a pornit de la CEO-ul companiei, Berroeta Inaki, care se instalase într-un birou foarte mare şi se simţea prea departe de oameni. Un alt factor care a determinat schimbarea a fost, conform unei angajate, dorinţa de a diminua birocraţia: „Dacă aveai nevoie să vorbeşti cu un manager, ajungeai greu, cu mail-uri, telefoane, programări la asistentă, poate n-ar fi răspuns repede. Dar, trecând pe lângă el, relaţia devine mai umană. Se anulează o săptămână de aşteptare”.
Ea adaugă că şi managerii au fost susţinători ai proiectului şi că, dacă schimbarea nu s-ar fi făcut şi la birourile lor, poate n-ar fi fost acceptată atât de repede nici de angajaţi.

Primul efect al hot deskingului la Vodafone s-a văzut în cazul birourilor: oamenii nu mai lasă dezordine, pentru că ştiu că a doua zi ar putea ca altcineva să le ocupe biroul. „Noi am şi făcut fotografii, la noi, la Resurse Umane, cum era înainte. Una dintre fete îşi adusese patru perechi de pantofi, alta un maimuţoi mare. Se adună lucruri ca acasă, în timp. Dar acum, seara se strânge tot ce e pe birouri şi se duce în vestiare”, povesteşte Veronica Brejan, Senior Manager Talent, Capability and Culture la companie.

Fiecare angajat are câte un vestiar în care-şi aduce lucrurile, la sfârşitul zilei

Dacă cineva le uită pe birou, ajung în Coşul cu lucruri uitate

Schimbări de design au avut loc şi în sălile de conferinţe
 
 

Tot ea adaugă că primele reacţii ale angajaţilor, înainte să fie gata biroul, au fost de îngrijorare: „Dar au dispărut toate când au văzut spaţiul, cum a devenit un mediu relaxant, adaptarea a fost una naturală”.

În sediul din Charles de Gaulle sunt 500 de angajaţi. Numărul de birouri e mai mic însă şi, dacă toate locurile de la birou sunt ocupate, oamenii au la dispoziţie scaune şi fotolii- deşi, conform Veronicăi Brejan, mulţi dintre ei preferă oricum să se instaleze pe fotolii.

CUM ARĂTA SEDIUL VODAFONE ÎNAINTE:

Amenajarea biroului a costat aproximativ 100.000 de euro şi s-a realizat în circa şase luni. Romania este a cincea ţară din grupul Vodafone care a aplicat acest concept de lucru.

O altă companie din Capitală care a implementat sistemul hot desking este Colliers International, în sediul său de pe Calea Floreasca.

La sfârşitul anului trecut, Colliers a decis să renunţe la combinaţia de gri şi maro care caracteriza designul, dar şi la piesele de mobilier din lemn masiv. Reprezentanţii companiei spun că ideea a venit după ce au realizat că se vorbeşte des despre generaţia Y şi cum va influenţa ea piaţa. Spun că cei care ies de pe băncile facultăţii vin cu o altă mentalitate, s-au născut cu tehnologia în braţe şi vor o mai mare mobilitate la birou. Aşa că au decis să facă un birou numai bun pentru ei: The Y Office, model pe care speră-l preia cât mai multe firme.

În cazul Colliers, filiala din România este prima din lume care a apelat la această metodă.

Amenajarea a ţinut cont de principiile hotdesking, birourile brokerilor fiind la comun, însă s-a păstrat şi o zonă de birouri stabile, pentru cei care sunt nevoiţi să lucreze doar la calculator.

Angajaţii au fost întrebaţi înainte ce anume ar dori să schimbe, ce le-a plăcut la alte birouri şi ce ar vrea să se aplice aici. O sală de conferinţe a fost tapetată cu cerinţele lor şi, din bileţele, s-au ales ideile comune.

Amenajarea a durat 6 luni şi s-a bazat pe patru direcţii: un design care să reflecte caracterul angajaţilor, promovarea ideii de eco-green, politici de HR care să încurajeze modul de lucru şi împărţirea optimă a spaţiului.

Una dintre schimbările importante a fost, ca şi în cazul celor de la Vodafone, renunţarea la cabluri, laolaltă cu telefoanele fixe.
Şi, pentru că există angajaţi pasionaţi de muzică, în birou a fost amenajată şi o scenă, pe care au fost puse tobe şi o chitară, la care sunt încurajaţi să cânte. A  mai fost adusă o canapea, mai multe scaune lângă o bibliotecă la care-şi pot bea cafeaua, dar şi o bicicletă cocoţată pe peretele unei săli de conferinţe- pe care angajaţii o şi folosesc, ca să se plimbe prin birou.

Primele reacţii ale oamenilor au fost de curiozitate, spune Andrei Voica, consultant pe partea de Fit-Out & Architectural Planning, dar şi de îngrijorare: „Pentru că au fost nevoiţi să renunţe la dulăpioarele de lângă fiecare birou şi să se încadreze într-un locker de 30 pe 30. În două săptămâni s-au obişnuit însă, pentru că au realizat că nici nu au nevoie de mai mult.”

Prima persoană care a trecut la hot desking a fost, şi aici, directorul general, Ilinca Păun, care a renunţat la biroul ei şi l-a declarat spaţiu de întâlniri. Biroul ei a fost transformat  ulterior în două săli private, pentru discuţii între colegi sau lucrări la care e nevoie de concentrare maximă.

George Didoiu, Senior Associate în cadrul departamentului de birouri, spune că acest concept poate fi implementat pe scară largă şi în alte firme: „Motivul e că lumea devine destul de sensibilă la nevoile angajaţilor şi, dacă nu au un modus operandi foarte specific, poate fi implementat cu uşurinţă. Sigur că sunt companii care nu se regăsesc în concept: cele în care se lucrează mult în birouri închise sau în care munca implică un nivel de confidenţialitate.”

Prin noul birou, Colliers a redus şi consumul de energie: „Am calculat cu cat s-a modificat consumul de energie electrica in primele luni. Un calcul simplu ne arata ca salvăm deja aproximativ 9 euro pe zi”, spune Andrei Voica.

CUM ARĂTA SEDIUL COLLIERS ÎNAINTE:

Amenajarea biroului a costat peste 170 de mii de euro, iar modelul Y Office urmează să fie preluat de încă o firmă bucureşteană.